Executive Assistant - Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit)

Talent Cluster steht für diskrete, zielgerichtete und hochqualitative Personalvermittlung. Für ein wachstumsstarkes, internationales Unternehmen im Bereich Naturkosmetik, Medcare und Supplements mit Sitz im Herzen von München suchen wir eine:n Executive Assistant (Teilzeit, 50 %). Diese Rolle bietet Ihnen direkten Zugang zur Geschäftsführung und die Möglichkeit, strategische und operative Themen aktiv mitzugestalten – mit hoher Eigenverantwortung und bis zu 2 Tagen Homeoffice pro Woche.

Unser Mandant ist ein impact-getriebenes Unternehmen, das auf Nachhaltigkeit, Teamzusammenhalt und Unternehmertum setzt. Die flachen Hierarchien und das schnelle Tempo machen diese Position ideal für Kandidat:innen, die strukturiert arbeiten, gerne gestalten und sich in einem agilen Umfeld wohlfühlen.

Aufgaben

• Kalender- und Reisemanagement für die Geschäftsführung
• Office Management, Terminplanung, interne Aufgabenkoordination
• Unterstützung im E-Mail-Posteingang und leichte Projektkoordination
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen (Keynote, PowerPoint)
• Vorbereitung von Meetings, Agenda-Erstellung, Protokollführung
• Unterstützung bei Bewerbermanagement und HR-Onboarding
• Mitarbeit bei Rechnungsabläufen, PO-Flows, vorbereitender Buchhaltung
• Gelegentlich: Inhalte auf Social Media posten

Anforderungen

• Mind. 3 Jahre Erfahrung als Assistenz oder Office Manager:in
• Mind. 1 Jahr in einem dynamischen, schnell wachsenden Unternehmen
• Erfahrung mit Kalender- & Reisemanagement, Office-Kommunikation
• Kenntnisse in MS Office, Slack und digitalen Tools
• Grundverständnis von Rechnungswesen (Rechnungen, PO-Prozesse)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (jeweils C1)
• Organisationstalent, Diskretion und Verlässlichkeit

Das Vorstellungsgespräch findet auf Englisch statt, da unser Talent-Team international ist. Gute Englischkenntnisse (mind. C1) sind daher erforderlich.

🧠 Persönlichkeit

• Strukturiert, organisiert und lösungsorientiert
• Hands-on Mentalität mit hoher Eigenverantwortung
• Loyal, diskret und professionell im Umgang mit sensiblen Informationen
• Kommunikativ und belastbar in schnelllebigen Situationen

• Teilzeit (20 Stunden/Woche) mit Option auf bis zu 80 %
• Bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Hybrides, modernes Arbeitsumfeld im Herzen von München
• Kurze Entscheidungswege & hohe Eigenverantwortung
• Vielfältige Marken & internationale Wachstumsstrategie
• Weiterbildung durch tägliches Arbeiten an der Schnittstelle von Produkt, Marke und Vertrieb
• Klimazertifiziertes, nachhaltiges Unternehmensumfeld