Executive Assistant (Legal Background)

The Executive Assistant plays a pivotal role in supporting the CEO and COO by streamlining daily operations and assuming a wide range of responsibilities. The core objective of this role is to enhance the efficiency and effectiveness of these executives by serving as a versatile and dependable support resource.

Key Responsibilities:

Schedule Management: Meticulously maintain and organize the executives' calendars,

ensuring optimal time allocation and preventing scheduling conflicts. Proactively manage

meeting invitations, coordinate logistics, and resolve scheduling issues.

Meeting Support: Attend meetings, take comprehensive and accurate notes, and

prepare concise summaries that capture key discussions, decisions, and action items.

Follow up on those action items with those involved in the meeting and decisions.

Documentation and Process Management: Develop and maintain comprehensive

documentation for processes, programs, and projects. Create standardized forms and

templates to streamline workflows and ensure consistency. Coordinate with stakeholders

to build process flow diagrams that reflect the current state of processes.

Contract and Legal Document Management: Assist with the preparation, review, and

organization of legal documents and contracts. Maintain a centralized and easily

accessible contract management system.

Vendor Relations: Cultivate and manage relationships with vendors. Coordinate

communication, track deliverables, and ensure compliance with contractual obligations.

Procurement and Supply Chain Support: Assist with procurement activities for both

storefront and vendor supplies. Maintain accurate inventory records and coordinate with

suppliers to ensure timely delivery of goods.

Knowledge Management: Contribute to the development and maintenance of the

company's knowledge base and operational manuals. Organize and update information

to facilitate easy access and retrieval.

Reporting: Prepare regular reports on key metrics and activities. Provide updates on

progress, identify potential issues, and offer recommendations for improvement.

Measurable Outcomes

Effective Schedule Management: Absence of scheduling conflicts and efficient

utilization of executives' time.

Timely and Accurate Documentation: Meeting notes, summaries, reports, and

contracts are completed and filed within established deadlines.

Clear Communication: Proactive communication of deadlines, potential issues, and key

takeaways from meetings.

Organized and Accessible Information: Internal documentation is well-structured,

up-to-date, and readily available to authorized personnel.●

Streamlined Processes: Implementation of standardized processes and forms leads to

improved efficiency and reduced errors.

Additional Responsibilities: 

Travel Arrangements: Coordinate travel itineraries, including flights, accommodations,

and transportation.

Expense Management: Prepare and submit expense reports for executives.

Event Planning: Assist with the planning and coordination of company events and

meetings.

Special Projects: Undertake special projects and assignments as directed by the

executives.

Key Skills and Qualifications

Exceptional Organizational Skills: Ability to manage multiple priorities, meet

deadlines, and maintain a high level of accuracy and attention to detail.

Excellent Communication Skills: Strong written and verbal communication skills, with

the ability to interact effectively with individuals at all levels of the organization.

Legal Background: Strong background in US Legal industry, enabling understanding of

our customers and our product.

Proficiency in Technology: Proficient in Microsoft Office Suite and other relevant

software applications.

Discretion and Confidentiality: Ability to handle sensitive information with discretion

and maintain confidentiality.

Problem-Solving Skills: Ability to identify and resolve issues in a timely and effective

manner.

This is a full time role

100% Remote Work

Up to $7/hr 

Night shift